Structuur vormt de ruggengraat van succes, zowel in werk als in het leven. Het biedt niet alleen duidelijkheid, maar ook een gevoel van rust en richting. Maar waarom is het precies zo belangrijk? We nemen je in deze blogpost mee doorheen de voordelen van het aanbrengen van structuur.
Effecten van structuur
Wanneer de volgorde der dingen klopt, verloopt alles veel soepeler en sneller. Het geeft je een heldere kijk op waar je naartoe wilt en hoe je daar wilt en kan geraken.
Structuur is een middel om tot een succesvolle en welvarende onderneming te komen. Niet alleen je onderneming wordt er beter van; ook je medewerkers komen met meer plezier naar het werk. Net zoals je klanten, (strategische) partners en leveranciers, die het ook aangenamer vinden om samen te werken. En dat allemaal dankzij structuur? We beloven niet dat structuur jou daar meteen brengt. Wel geven we de tip dat dit een enorm waardevol middel is om jouw doelen te bereiken.
Hoe breng je structuur aan?
Stap 1: Waar willen jij en je medewerkers naartoe?
Stel je even voor dat je een trip plant: alleen, met vrienden of met je gezin. Vertrek jij zomaar? Zonder te bekijken waar je heen wilt? Dat kan, maar dat leidt niet altijd tot de meest succesvolle vakantie. Bij een organisatie werkt dat ook zo. Bekijk eerst wat jouw doelstelling is. Bovendien is het belangrijk om hierbij rekening te houden met de waarden en de normen van het bedrijf. Past dit bij het bedrijf? Hoe kijken we daarnaar?
En hoe zit het met jouw medewerkers? Wat is hun drijfveer? En hoe verschilt dit met de drijfveer van de onderneming? Als de drive van de medewerkers zo verschillend is met die van het bedrijf, geraak je er samen niet. Het is belangrijk om in een zekere mate op dezelfde lijn te zitten. Zodat iedereen dezelfde richting uitkijkt. Mensen verschillen, karakters ook, en bijgevolg onderscheiden drijfveren zich ook van elkaar. Voor jou, als bedrijfsleider is het van belang om te kijken naar die verschillen. Om daar bewust bij stil te staan. Geraak je naar jouw doel met deze mensen?
Als je gezin graag kampeert, is het misschien ook niet het beste idee om voor een all-in hotel te gaan… en andersom.
Stap 2: Wijs taken toe aan de juiste mensen
Wanneer iedereen weet wat er van hen verwacht wordt, gaat het werk efficiënter. Jij zorgt voor een tent, de ander zorgt voor keukengerief. Dat is duidelijk! Indien je niet goed communiceert zit je misschien zonder bestek op de camping. Als iedereen zijn taak kent, gaat het werk vlotter. Je bereikt je resultaat op een efficiënte manier. En als de zaken sneller gaan… kost het jou ook minder geld.
Als zaakvoerder hoef je bovendien niet alles zelf te doen. Iedere vakman kent zijn vak, toch? Een ‘goede’ zaakvoerder kan delegeren. Spreek de juiste mensen aan én besteed je werk uit. Zo kan jij je bezighouden met de algemene coördinatie en richting en hoef je niet wakker te liggen van kleine zaken. Hierbij is het wel belangrijk dat je goed communiceert. Weet iedereen ook wat er van hen verwacht wordt, waarom en tegen wanneer?
Stap 3: Hoe gaan we onze doelen bereiken?
Nu de doelen gezet zijn en iedereen zijn verantwoordelijkheden kent, kunnen we kijken hoe we dit gaan aanpakken. Rijden we met een minibus naar onze bestemming? Nemen we het vliegtuig? Belangrijk om te overwegen… Hierbij is het slim om te kijken naar eventuele processen en procedures die je kunnen helpen binnen je organisatie. Leg aan je stakeholders in bijvoorbeeld een korte video uit hoe je naar je doel gaat. Het is niet zozeer van belang om alles uitgebreid op te schrijven, zorg er gewoon voor dat iedereen de essentie meeheeft.
Stap 4: Realisme aan de basis
Je vertrekt nu eindelijk richting je bestemming, de camping. Hoe ga je dat doen? Met de minibus. En wat als je geen minibus hebt? Dan kan dit niet… Wees altijd realistisch als je bepaalde doelen of stappen opstelt. Ga je zaken verzinnen die eigenlijk (nog) niet realistisch zijn? Zoals we reeds aanhaalden bij de eerste stap, is het belangrijk om te kijken wie je mensen zijn. Kunnen we de doelstelling halen met de huidige mensen? Of is er een te groot verschil tussen het bedrijf en de personen die er werken? In het laatste geval is de kans op slagen zo goed als onbestaand. Baseer daarom je procedures op echte situaties en ervaringen én pas ze aan aan de mensen die het samen met jou waar moeten maken
En wat is je plan B? Stel dat het niet lukt… Zorg er altijd voor dat je denkt aan het worst-case scenario. Handel hier altijd proactief naar. Wel met gezond verstand, uiteraard!
Stap 5: Trial & error
Liepen er bepaalde zaken mis? Konden er bepaalde zaken beter? Zorg voor een goed systeem om feedback te verzamelen. Hierbij is het ook belangrijk dat je medewerkers zich veilig voelen om deze feedback te geven. Ga tot het onderste van de kan! Zo kan je met die feedback meteen aan de slag. De volgende keer dat je dit proces gebruikt, zal je het beter aanpakken. Op basis van deze feedback wordt je manier van werken elke keer beter. Was je vakantielocatie niet ideaal? Dan zal je daar volgende keer een betere research naar doen.
Structuur saai? Nee dus...
Zo zie je maar dat structuur aanbrengen helemaal geen saai gebeuren is. In feite is het zelfs enorm boeiend en leerrijk. Of het nu gaat om individuele taken of om organisatorische processen. Structuur biedt stabiliteit, helderheid, efficiëntie en een gevoel van richting. Hierdoor kan je stappen vooruitzetten met vertrouwen en doelgerichtheid richting welvarend ondernemen.
Benieuwd of jouw bedrijf goed bezig is met structuur? Neem contact met ons op voor een organisatiescan!
